Privacyverklaring
Beschrijving van privacy en dataverwerking conform de richtlijnen AVG van 25 mei 2018
Als u lid wordt van Heemkundekring De Ketsheuvel, een donatie doet of om een andere reden persoonsgegevens aan de organisatie verstrekt, geeft u uitdrukkelijk toestemming om uw persoonsgegevens in lijn met deze Privacyverklaring te verwerken.
Wij adviseren u om deze Privacyverklaring goed door te lezen en een kopie daarvan te bewaren voor uw eigen administratie.
1. Persoonsgegevens die worden verwerkt
Heemkundekring de Ketsheuvel verwerkt persoonsgegevens van u, doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze gegevens zelf aan ons hebt verstrekt.
Daarnaast verwerken we persoonsgegevens uit hoofde van historisch onderzoek. Deze gegevens verzamelen wij waar mogelijk met toestemming van de betrokkene. Als dit niet mogelijk is maken wij een zorgvuldige afweging tussen het belang van ons onderzoek en de belangen van de personen van wie we persoonsgegevens verwerken. Ook treffen wij hierbij eventueel maatregelen om ervoor te zorgen dat de rechten en vrijheden van deze personen niet zwaarder wegen dan ons (gerechtvaardigd) belang.
Hieronder een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:
-
Voorletters, roepnaam en achternaam
-
Adresgegevens
-
Telefoonnummer
-
E-mailadres
-
Bankrekeningnummer
-
Geboortedatum
-
Geslacht
-
Persoonsgegevens t.b.v. historisch onderzoek (foto’s, film en documenten)
2. Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
Onze organisatie heeft niet de intentie bijzondere en/of gevoelige gegevens te verzamelen. Mochten bijzondere gegevens noodzakelijk zijn voor onze diensten, zoals bijvoorbeeld gezondheidsgegevens of dieetwensen bij activiteiten, dan verwerken wij die alleen op basis van uw eigen uitdrukkelijke verzoek.
Als u er van overtuigd bent dat wij zonder toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld, neem dan contact met ons op via secretaris@deketsheuvel.nl, dan zullen wij deze informatie verwijderen.
3. Waarom we gegevens nodig hebben
Heemkundekring De Ketsheuvel verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
-
uw naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres wordt gebruikt voor contact over het lidmaatschap en de eventuele opzegging daarvan, voor de verstrekking van de door u aangevraagde informatie of het afhandelen van de van u verkregen informatie;
-
uw naam en e-mailadres wordt gebruikt voor het versturen van uitnodigingen en informatie over de in het kader van het lidmaatschap door de organisatie georganiseerde diensten, activiteiten, nieuwsbrieven en enquêtes, tenzij u hebt aangegeven deze e-mails niet te willen ontvangen. Afmelding voor deze mailingen is te allen tijde mogelijk via de afmeldlink onderaan de mailing;
-
uw naam en adresgegevens wordt gebruikt voor het versturen van uitnodigingen en informatie over de in het kader van het lidmaatschap door de organisatie georganiseerde diensten, activiteiten, nieuwsbrieven en enquêtes.
-
Uw naam en bankrekeningnummer wordt gebruikt om betalingen, bijvoorbeeld van het lidmaatschapsgeld af te wikkelen;
-
uw naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres en eventuele overige persoonsgegevens worden gebruikt voor onze ledenlijst.
-
uw naam en telefoonnummer wordt gebruikt om u telefonisch te informeren over diensten en activiteiten van de organisatie;
-
uw naam en telefoonnummer wordt tot uiterlijk een jaar na afloop van uw lidmaatschap gebruikt om u te vragen naar uw ervaringen met de organisatie en u te informeren over de voordelen van het lidmaatschap van de organisatie;
-
foto’s en ander beeldmateriaal gebruiken we op het besloten gedeelte van onze website en interne nieuwsbrieven;
-
foto’s en ander beeldmateriaal gebruiken wij voor publicatie op de openbare website alleen na toestemming van de betrokkene;
-
uw naam als donateur wordt alleen gebruikt in nieuwsbrieven, tijdens activiteiten of andere media (zoals de website) na uitdrukkelijke toestemming van u;
-
persoonsgegevens die voor historisch onderzoek worden verwerkt in verband met hun historische waarde.
4. Hoe lang we gegevens bewaren
Heemkundekring De Ketsheuvel zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld.
De organisatie verwerkt en bewaart uw persoonsgegevens gedurende de duur van uw lidmaatschap en tot maximaal een jaar na afloop van dit lidmaatschap. Direct na afloop van de hiervoor genoemde bewaartermijn zal de organisatie de persoonsgegevens vernietigen en/of anonimiseren, tenzij zij op grond van de wet (bijvoorbeeld op grond van de belastingwetgeving) verplicht is om bepaalde persoonsgegevens langer te bewaren. In dat laatste geval zullen uitsluitend deze specifieke persoonsgegevens gedurende de wettelijke bewaartermijn bewaard blijven.
5. Delen met anderen
Heemkundekring De Ketsheuvel verstrekt uitsluitend gegevens aan derden alleen als dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u, onze doelstellingen in het kader van historisch onderzoek of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
6. Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
U hebt het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar secretaris@deketsheuvel.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door uzelf is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Hierbij vragen we u om in deze kopie de pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en burgerservicenummer (BSN) zwart te maken. Dit ter bescherming van uw privacy. Heemkundekring De Ketsheuvel zal zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek reageren.
7. Beveiliging
Heemkundekring De Ketsheuvel neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u het idee hebt dat uw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met ons via onze website www.deketsheuvel.nl of via email secretaris@deketsheuvel.nl.
8. Wijzigingen
Dit Privacybeleid kan worden gewijzigd. De wijzigingen worden via de Website en onze nieuwsbrief (Turfproat) bekend gemaakt. Wij adviseren u om regelmatig het Privacybeleid te bekijken
